En el mundo empresarial, los riesgos y los procesos son dos aspectos fundamentales a tener en cuenta para el éxito de cualquier organización. Hoy en día las empresas manejan una serie de procesos con objetivos específicos, los cuales están expuestos a riesgos de manera permanente.
¿Qué son los riesgos y como debemos gestionarlos?
Los riesgos son eventos o situaciones que pueden afectar negativamente a los objetivos de una empresa. Pueden surgir de factores internos o externos y pueden ser previsibles o imprevisibles.
La gestión de riesgos es el proceso de identificar, evaluar y mitigar o controlar los riesgos. Para ello, es importante seguir una serie de pasos. En primer lugar, es necesario identificar todos los posibles riesgos a los que se enfrenta la organización. Esto se puede hacer a través de análisis de datos, investigación de mercado, consultas a expertos o a través del conocimiento existente dentro de la misma organización con le metodología y facilitación adecuada de talleres de trabajo.
Una vez identificados los riesgos, es importante evaluar la probabilidad de ocurrencia y su impacto en la empresa. Esto nos ayudará a priorizar los riesgos y a decidir qué acciones tomar para mitigarlos. Algunas estrategias comunes incluyen el establecimiento de planes de contingencia, la adquisición de seguros, la diversificación de proveedores o mercados entre otros dependiendo de la naturaleza de estos. En algunos casos inclusive, se puede eliminar el riesgo, suprimiendo la actividad que lo origina: “muerto el perro, muerta la rabia”.
Es crucial llevar a cabo un seguimiento continuo de los riesgos y no sólo actualizar constantemente el proceso de gestión de riesgos, sino que los responsables de los controles asociados para su mitigación estén enterados de forma permanente y los ejecuten de forma diligente. Esto es quizás lo más difícil de implementar. Usualmente se hace de forma manual y la integración de la primera, segunda y tercera línea de defensa es confusa e inexistente.
Las empresas de clase mundial ya están usando soluciones especializadas que integran la Gestión por Procesos con la Gestión Integral de Riesgos y el rol del colaborador generando un gran impacto en los resultados del negocio.
Los riesgos pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante estar preparados para adaptar la estrategia en consecuencia y mantener alerta a cada persona dentro de la organización sobre su rol y responsabilidad en la misma.
¿Cuál es la importancia de los procesos en las empresas y como debemos optimizarlos?
Un proceso es una serie de pasos interrelacionados con el fin de lograr un objetivo específico. Los procesos son fundamentales en cualquier organización, ya que permiten mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad de los productos o servicios ofrecidos.
La optimización de procesos implica identificar áreas de mejora y tomar medidas para eliminar o minimizar las actividades innecesarias, los cuellos de botella, los reprocesos, los sobrecostos, los errores y manualidades entre otros. Algunas formas comunes de optimizar los procesos incluyen la automatización de tareas repetitivas, la simplificación de flujos de trabajo y la introducción de tecnologías innovadoras.
Además de la optimización, es importante documentar y estandarizar los procesos, pero no de una forma tradicional sino bajo un esquema multidimensionalen la que cada actividad, sus atributos y las relaciones del proceso estén en una base de datos que permita hacer analítica de la configuración de estos.
Imaginemos lo que podemos hacer si tenemos todas las actividades de una empresa, con su tiempo, frecuencia, tipo, función, responsable, transacción, etc. en una base de datos. Podríamos determinar el potencial de automatización, robotización, virtualización, distribución de carga de trabajo, segregación de funciones, procesos más riesgosos, entre otras muchas otras cosas. Esto ya es una realidad con las herramientas adecuadas de gestión por procesos integral y una obligación para las empresas modernas en un mundo cada vez más digital.
Contar con este tipo de soluciones garantiza que a través de tableros de mando automático que todos los colaboradores conocerán en línea su responsabilidad dentro de la organización y su potencial de optimización.
La mejora continua de los procesos es un esfuerzo constante. Las necesidades y expectativas de los clientes, la competencia y el entorno empresarial pueden cambiar con el tiempo. Por lo tanto, es crucial estar siempre atentos a posibles mejoras y adaptarse rápidamente a los cambios a través del uso de las herramientas adecuadas de gestión por procesos que permitan la identificación rápida de las oportunidades.
En resumen, la gestión de riesgos es esencial para el éxito empresarial. Identificar, evaluar y mitigar los riesgos de manera efectiva puede ayudar a una organización a anticiparse a posibles obstáculos y a asegurar su supervivencia a largo plazo y los procesos son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de una empresa. Optimizar, documentar y mejorar continuamente los procesos garantiza una mayor eficiencia y una mejor satisfacción de los clientes. Sin embargo, son dos aspectos íntimamente relacionados y no pueden ser mas gestionados de forma manual e ineficiente en la era Digital, es necesario integrar ambos frentes con la solución y tecnología adecuada.
No olvidemos que procesos eficientes y controlados son la base de una organización sólida y exitosa.
Y tú, ¿estás gestionando de forma efectiva los riesgos y los procesos de tu empresa?
Autor: César Sánchez Montúfar
Goldenbelt transformar, digitalizar y analizar la gestión de tu negocio. Ahora con nuestras nuevas oficinas en México, estamos en todo LATAM y con atención global.