En un entorno empresarial cada vez más competitivo, las auditorías se hanconvertido en una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos de una organización. Las auditorías permiten identificar oportunidades y tomar medidas preventivas y correctivas para optimizar el desempeño de la empresa. Es importante resaltar también que el perfil del auditor ha cambiado en el tiempo y hoy es un perfil más “facilitador” que “punitivo”, buscando a través de sus observaciones acompañar con independencia a la operación sin perder de vista los objetivos de negocio.
La gran mayoría de las organizaciones ya sea porque ofrecen servicios al público en general, manejan franquicias sobre sus productos y/o servicios o simplemente son operaciones complejas las que mayormente generan auditorias en forma periódica, para esto es importante planificarlas, priorizarlas en función los riesgos más importantes y asignar a los responsables adecuados.
Tan importante como la planificación es la ejecución en la que se debe registrar de manera sólida las evidencias, análisis y papeles de trabajo que sustentarán las observaciones y sobre todo darán origen a planes de acción concretos basados en problemas y causas raíz y que efectivamente permitirán ajustar y hacer más eficiente y efectiva la operación.
En este proceso de documentación de las observaciones es importante la participación del auditado proporcionando información valiosa en el análisis de las mismas que luego facilita su posterior implementación y su voluntad de hacerlas.
Finalmente, la última etapa en la que las cosas se hacen realidad a través de la implementación de los planes de acción. Muchas veces el día a día compite con el proceso de despliegue de los planes de acción y el cumplimiento de fechas y compromisos. Un buen sistema de monitoreo y seguimiento es fundamental para lograrlo.
¿Cuáles son los beneficios de una gestión adecuada de las auditorías?
A continuación, te damos algunos beneficios que pueden aplicar en tu organización:
a. Identificación de áreas de mejora: Las auditorías permiten detectar áreas en las que la organización puede mejorar su desempeño, como la eficiencia de los procesos, el control de calidad, la gestión ambiental, entre otros. Estas áreas de mejora pueden representar oportunidades para aumentar la eficacia y la competitividad de la organización.
b. Prevención de riesgos: Las auditorías también pueden ayudar a identificar posibles riesgos y vulnerabilidades en los procesos de una organización. Al conocer y evaluar estos riesgos, la organización puede implementar medidas preventivas para minimizar su impacto en el negocio.
c. Cumplimiento normativo: Muchas organizaciones operan en sectores altamente regulados, lo que les exige cumplir con una serie de normas y regulaciones. La gestión adecuada de las auditorías permite asegurar que la organización cumpla con estos requisitos legales y normativos, evitando sanciones y posibles impactos negativos en la reputación de la empresa.
d. Mejora de la calidad: Las auditorías de calidad ayudan a garantizar que los productos y servicios de la organización cumplan con los estándares de calidad establecidos. Los hallazgos de las auditorías pueden llevar a acciones correctivas, mejorando la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la organización.
e. Mejora de la eficiencia: A través de las auditorías, se pueden detectar ineficiencias en los procesos y proponer acciones correctivas para optimizar la utilización de los recursos. Esto puede conducir a una mejora en los tiempos de producción, una reducción de costos y una mayor eficiencia operativa.
f. Retroalimentación y aprendizaje: Las auditorías también brindan una oportunidad para obtener retroalimentación de los empleados y otras partes interesadas. Esta retroalimentación puede proporcionar información valiosa sobre las fortalezas y debilidades de la organización, permitiendo aprender de los errores y mejorar continuamente.
La gestión adecuada de las auditorías desempeña un papel fundamental en la mejora continua de una organización; sin embargo, muchas veces se gestionan manualmente y de forma poco integrada a la información del negocio como los procesos y los riesgos, teniendo que retroceder e involucrarse desde dichas instancias perdiendo efectividad y a veces hasta independencia.
Hoy es sumamente necesario contar con herramientas adecuadas de gestión que digitalicen todo el ciclo de Auditoria y que se integren a la información del negocio manteniendo a la vez independencia en su rol y actuación, donde el colaborador desde la primera línea de defensa puede canalizar activamente e informado en tiempo real los ajustes necesarios para una operación en mejora continua permanente.
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