Es común encontrar empresas que afirman con orgullo que ya tienen todo documentado…, el tema es cómo? para qué? o para quién?.
Hay una diferencia muy grande entre documentación e información, para quién esta dirigida y como debe ser utilizada. Se invierte mucho esfuerzo en relevar procesos en las empresas y lo usual es encontrar que debido a la forma no integrada y a un modelo “plano” de registro no se obtiene el valor que se debería, es insostenible en el tiempo, produce ineficiencia y hace lenta la mejora continua en las organizaciones.
El detalle, así como la visión integrada de la información, donde y como es almacenada, es importante y mucho.
Gráfico: Goldenbelt, Documentación que genera Valor
Sólo imaginar que todo los que documento a nivel de actividades o más en la empresa esta en una base de datos con todas las relaciones existentes de que posición y/o persona hace cada cosa, que tipo de actividad es (manual, automática, usuario, etc), que función cumple (autorización, consultiva, coordinación, etc), cuanto tiempo toma, que frecuencia tiene, si es virtual o no, que sistema lo soporta, que políticas o documentos están asociados, los riesgos y controles, parece inalcanzable, sin embargo con una herramienta como Goldenbelt no solo es muy sencillo, sino que agrega valor de forma inmediata y permanente.
Documentar y que de forma automática cada colaborador obtenga un tablero de mando actualizado en línea de sus procesos, actividades, riesgos, controles, indicadores, políticas y documentos y que la Organización cuente en línea con el potencial de automatización de sus procesos, de robotización de su organización y de la virtualización de los diferentes puestos de trabajo es la base de la transformación y clave en la priorización para lograr el mayor impacto en el menor tiempo posible.
Y tu información, esta realmente generando valor?