Tenemos todo documentado, y ¿ahora qué?
Excelente pregunta. Por años las empresas han trabajado la información de su negocio de distintas maneras y han sentido la necesidad de documentar sus procesos, políticas, riesgos, controles, instructivos y hasta formatos. Pero, ¿qué puedo hacer con toda esta información y que garantía tengo de que las personas en mi Organización la conozcan, la utilicen o, mejor aún, la mejoren?
Claramente, ya no podemos seguir navegando en un mar de información, debemos ser capaces de que la información que tengamos sea “consumida” por quienes corresponda, según sea el caso, sea sostenible y genere valor de manera permanente en el tiempo.
Algunas recomendaciones para que esto suceda en sus empresas:
1. Establezcamos un Modelo de Gobierno descentralizado en el tiempo.
Definamos quiénes son los dueños, revisores, aprobadores y editores de la información. Algo muy parecido al concepto de BPOs (Business Process Owners) pero aplicado no solo a un rol y no solo a procesos, sino a varios de los elementos que también son importantes y están normalmente relacionados.
Un Modelo de Gobierno descentralizado, porque si queremos buscar la agilidad y mejora continua de la empresa, no podemos concentrar toda la información en un pequeño grupo de personas cuya labor termina siendo principalmente de actualización por regularización, y no de análisis y optimización del negocio. La idea es que los que más conocen, se preocupen de gestionar los aspectos relacionados a su rol en la empresa y estén, no solo bien informados, sino buscando la excelencia como parte de su labor.
2. Dosifiquemos la información.
Además de los involucrados en el Modelo de Gobierno, definamos quiénes más deben ver la información de la Organización, qué información deben ver y cómo la deben ver. No se trata de celo o confidencialidad, se trata de practicidad y agilidad. “Debo tener muy claro mi rol y mis responsabilidades dentro de la empresa y como estoy conectado a ella y los demás, pero no debería tener que navegar en un mundo de información para saberlo y usarlo”.
3. Mantengamos la consistencia de la información.
Hace tiempo que las empresas dejaron de funcionar como “silos” y ahora son más parecidas a “redes”. Esto hace que la información fluya de manera cruzada y por tanto, debe ser consistente entre sí. No puedo gestionar los riesgos de manera independiente a los procesos y los responsables de sus actividades, ni la organización como si no existieran actividades y responsables de ejecutarlas. Existen miles de ejemplos de cómo se termina creando desinformación por el simple hecho de no tener las cosas debidamente orquestadas e integradas. Todos deben ver el mismo “cubo de información” entendiendo de la existencia del “todo” y los objetivos comunes, pero desde la perspectiva de su rol y posición en la empresa.
4. Gestionemos la información.
Que bueno es tener todo documentado, ¡al fin! Pero, eso no basta. Registremos aquella información que nos va ayudar a tomar decisiones y hacer análisis integrales de mi negocio. Hagamos que los procesos, cuando son ejecutados o incluso cuando son documentados, recojan todo aquello que permitirá dar una mirada más allá del cumplimiento de las obligaciones. Conocer qué actividades son manuales o no, el tiempo que toman, la frecuencia con que se realizan, el costo asociado o incluso si pueden o no ser ejecutadas de manera remota, y que luego sin necesidad de ir al “lápiz y papel”, se pueda explotar dicha información tiene un valor y un potencial enorme para el negocio. ¿Se imaginan tener una Base de Datos con todas las actividades de la empresa y con dichos atributos y todas sus relaciones? Es posible y algunas empresas ya lo están haciendo.
5. Usemos herramientas digitales.
Ya no se puede trabajar de forma manual. El volumen de información supera nuestras capacidades de organización, orquestación e integración de las cosas. Nuestro tiempo debe estar concentrado en el entendimiento, análisis y mejora continua. Digitalicemos la información y utilicemos la tecnología que nos ayude de manera “inteligente” a organizarla, mostrarla, consumirla, explotarla y analizarla, sacando el mayor provecho posible a la misma, para mejorar no solo nuestro desempeño, sino la productividad y resultados de la Organización donde estamos.
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