Estamos no solo en la era Digital sino en la Era de la Co-creación en la que los mejores resultados se dan por la suma de las partes y no las individualidades, en procesos de innovación y mejora continua donde todos aportan y se desarrollan las ideas de forma constructiva.
Pero no todas las Organizaciones trabajan de esta manera. La estrategia del negocio y los cambios u optimización usualmente estan en manos de unos pocos, que de forma muchas veces lenta por falta de tiempo y hermética por falta de confianza, toman las decisiones sin escuchar o compartir con la Organización o al menos parte importante de ella. Esto dependiendo del caso puede andar medianamente bien, sin embargo no solo se puede estar dejando “mucho en el tapete” sino que esa forma de trabajar dificulta los procesos de implementación de mejoras y aumenta la resistencia al cambio.
La empresa debe implementar mecanismos a través de los cuáles se puedan canalizar ideas y oportunidades de mejora de forma tal que puedan ser discutidas y analizadas en la empresa y además incentivar que esto se haga de forma permanente, que fluya, se materialice y se reconozcan y premien los resultados.
Algunas recomendaciones para fomentar la iniciativa, creatividad y mejora continua:
Procedimiento y plataforma: Es necesario contar con mecanismos fáciles a través de los cuáles cualquier colaborador pueda canalizar una idea, compartirla y discutirla de forma ágil y práctica. En éstos tiempos funciona muy bien tener una plataforma digital que permita registrar la idea con cierta información base y de sustento, agregar a otros colaboradores, crear foros de discusión colectiva e intercambiar información para ir co-creando de forma asíncrona si es necesario pero continúa, e ir desestimando o aprobando y escalando las mejores ideas u oportunidades.
Modelo de Incentivos: Crear un modelo que incentive a los colaboradores a participar activamente en la generación de ideas o oportunidades de mejora. Hay distintas estrategias tales como sistemas de puntos, bonos por resultados, reconocimiento público, entre otros que deben ser definidas con las áreas de RRHH de acuerdo a cada empresa. Es importante que al interno de la Organización exista la motivación a participar, se refuerce la identidad, y se fortalezca la cultura de la mejora continua.
Crea las instancias: Además de crear los mecanismos para la fluidez de las ideas de forma permanente, es importante institucionalizar un espacio para la presentación y discusión de ideas para la mejora continua o desarrollo del negocio en la que se organice la mayor participación posible a través de ciertas “reglas”, y mejor aún si es en trabajo en Equipo. En algunas organizaciones se hacen concursos anuales en los cuáles a través de distintas instancias se va llegando a una instancia final donde se presentan y evalúan las principales ideas y se establecen “los ganadores”.
Ejecutar: Es muy importante que luego de ser aprobada una idea o una iniciativa, esta se ejecute y compartan los resultados. La mejora continua no termina con una idea sino que recién empieza con la misma. Es fundamental la implementación y compartir los éxitos, cambios y ajustes que se puedan producir con la Organización.
Mantener y monitorear: Como todo cambio sino hay constancia o un monitoreo adecuado pueden no conseguirse los resultados o regresar a como “se hacía siempre”. Es fundamental hacer un seguimiento cercano al proceso de implementación (dependiendo de la importancia incluso como una Oficina de PMO si es necesario), y establecer hitos y puntos de control que permitan medir el nivel de cumplimiento y resultados hasta lograr los objetivos o hacer los ajustes de ser el caso y seguir adelante.
¿Y tú estás canalizando el know how interno en tu Organización?